Bước 1. Sau khi nhận được thư thông báo của VCF về phê duyệt dự án cho Ban quản lý khu rừng đặc dụng đang xin tài trợ từ VCF, kèm theo Quyết định phê duyệt dự án của Cục trưởng Cục Kiểm Lâm kiêm Trưởng ban quản lý VCF và Thỏa thuận tài trợ, Ban quản lý khu rừng đặc dụng đó xem xét Thỏa thuận tài trợ. Nếu đồng ý, Giám đốc/Trưởng ban quản lý khu rừng đặc dụng đó ký vào 02 Thỏa thuận tài trợ và đóng dấu của cơ quan.
Bước 2. Ban quản lý rừng đặc dụng bắt đầu lập Kế hoạch thực hiện dự án và dự toán ngân sách trong năm (chẳng hạn năm 2008) với sự hỗ trợ của Nhóm kỹ thuật vùng và mở tài khoản cho dự án tại Ngân hàng nông nghiệp ở địa phương. Trường hợp, một Ban quản lý khu rừng đặc dụng nhận được hai hoặc nhiều tài trợ từ VCF cùng một lúc, Ban quản lý phải mở hai hoặc nhiều tài khoản riêng biệt cho từng tài trợ/dự án.
Bước 3. Ban quản lý rừng đặc dụng gửi cho Ban thư ký VCF các tài liệu sau đây:
1. 01 Thỏa thuận tài trợ đã được ký và đóng dấu của Ban quản lý rừng đặc dụng;
2. 01 Kế hoạch hoạt động dự án trong năm (mẫu này có thể tải tại đây) và 01 bản Dự toán ngân sách chi tiết năm được phân ra làm hai nguồn (50% của GEF và 50% của EC). Mẫu dự toán ngân sách có thể tải tại đây;
3. 01 Công văn/Tờ trình gửi Ban thư ký VCF xin phê duyệt kế hoạch hoạt động dự án và dự toán ngân sách năm;
4. Các giấy tờ liên quan đến việc mở tài khoản tại Ngân hàng nông nghiệp.
Tất cảc các hồ sơ trên sẽ là căn cứ để Ban thư ký Quỹ bảo tồn rừng đặc dụng trình Ban quản lý Quỹ Bảo tồn rừng đặc dụng phê duyệt.
Bước 4. Sau khi nhận đầy đủ giấy tờ ở Bước 4, Ban Thư ký Quỹ bảo tồn rừng đặc dụng sẽ xem xét để Trình Ban quản lý Quỹ Bảo tồn rừng đặc dụng ra Quyết định phê duyệt kế hoạch hoạt động thực hiện dự án và dự toán ngân sách năm để gửi lại Ban quản lý rừng đặc dụng.
Bước 5. Ban quản lý rừng đặc dụng trình Quyết định phê duyệt dự toán ngân sách năm kèm theo các tài liệu khác gồm: Đề xuất dự án đã được tỉnh phê duyệt, Quyết định phê duyệt dự án, Giấy đề nghị xác nhận tạm ứng/thanh toán vốn ODA (có trong Thông tư 108/ 2007/TT-BTC ngày 07 tháng 09 năm 2007 của Bộ Tài chính, có thể tải tại đây) đến Kho bạc nhà nước ở địa phương để xin xác nhận tạm ứng vốn.
Bước 6. Sau khi có Kiểm soát chi của Kho bạc nhà nước, Ban quản lý rừng đặc dụng gửi về cho Ban thư ký VCF để làm căn cứ cho việc giải ngân. Ban thư ký VCF sẽ thực hiện việc giải ngân ngay cho các Ban quản lý rừng đặc dụng khi nhận được 02 bản kiểm soát chi của cơ quan kho bạc nhà nước.
Bước 7. Sau khi nhận được khoản tiền tạm ứng từ VCF, Ban quản lý tiến hành việc giải ngân cho các hoạt động theo quy định. Khi kết thúc việc giải ngân cho mỗi hoạt động Ban quản lý rừng đặc dụng lập đầy đủ Bảng kê chứng từ, Giâý đề nghị thanh toán vốn trình kho bạc nhà nước kiểm soát chi và gửi về Bộ phận kế toán của Ban thư ký VCF 02 bản chính để làm cơ sở bổ sung vốn theo kế hoạch vào tài khoản của đơn vị.
Mọi thắc mắc liên quan đến các thủ tục giải ngân để được giải đáp xin liên hệ theo địa chỉ sau:
Quỹ bảo tồn Việt Nam (VCF)
Tầng 4, nhà A3, Cục kiểm lâm, Bộ NN&PTNT
Số 2, Ngọc Hà, Hà Nội
Đt: 04. 37345168
Fax: 04. 3734 6720
và gặp trực tiếp một những người sau đây:
1) Đinh Văn Toàn – Cán bộ giám sát và đánh giá của VCF
2) Phạm Hùng Thắng – Kế toán VCF
3) Phạm Văn Bình – Tư vấn giám sát và đánh giá của VCF | 